AI-помічник бухгалтера для ФОП

Задача

У ФОП два потоки паперу. Вихідні рахунки клієнтам: кожен треба скласти, пронумерувати, порахувати і написати суму прописом. Вхідні чеки, рахунки й акти: їх треба зберегти так, щоб у кінці кварталу не шукати по чатах і галереї телефона.

Це робота помічника бухгалтера на півставки. Вона проста, але щоденна, тому її або роблять увечері замість відпочинку, або відкладають до останнього дня, коли частина чеків уже загубилась.

Що зробив

Агент у Telegram. Пишете звичайною мовою: «рахунок ТОВ Ромашка, консультація 3 години по 800 і аудит сайту 2500». Агент знаходить клієнта в довіднику, складає чернетку і показує її з кнопками. Після ✅ присвоює номер і віддає PDF із реквізитами, печаткою і сумою прописом.

Вхідні документи просто надсилаєте: фото чека, PDF рахунку, скрін із телефона або кілька фото одним альбомом. Агент читає постачальника, номер, дату, суму й валюту, пропонує категорію витрат і зберігає документ після вашого підтвердження.

Коли підходить

• Рахунки складаються вручну у Word чи Excel. Номер беруть «з попереднього», суму прописом пишуть самі, і помилку помічає вже клієнт.
• Чеки й акти живуть у галереї та чатах. У кінці кварталу їх збирають по одному, і частина не знаходиться.
• Брати помічника в штат зарано. Роботи небагато, але вона щоденна.

Що робить його агентом

Модель сама обирає дію з набору інструментів: знайти клієнта, створити чернетку рахунку, додати послугу в довідник, зареєструвати документ, показати виставлені рахунки. Виконує цю дію код у базі ФОП і там же перевіряє, чи вона має сенс.

Незворотного модель не робить ніколи. Номер рахунку, збереження документа, видалення: кожен такий крок стається лише після вашої кнопки.

Головне рішення: модель вгадує, код перевіряє

Арифметики в моделі немає. Вона віддає кількість і ціну, а множить, додає і пише суму прописом код. Номер присвоюється тільки після ✅ і під блокуванням, тож два рахунки, погоджені одночасно, не отримають один номер. Чернетку ви бачите зібраною з бази, а не з тексту моделі: на екрані рівно те, що піде в PDF.

Вигадувати модель теж не може. Код платника приймається, лише якщо ви самі його написали. Якщо модель відповідає «чернетку оновлено», а жодної дії не виконала, код це помічає і змушує її зробити дію, а не описати.

Ці правила з'явились не з теорії. Майже кожну помилку, яку знайшли живі документи, закрито перевіркою в коді, а не ще одним рядком у промпті: правило в промпті модель виконує не завжди.

Документи: агент не довіряє собі

Сума і дата завжди показуються на картці, а зберігає документ тільки ✅. Дату, якої на документі не видно, модель не має права підставити сьогоднішню: поле лишається порожнім, і ви бачите це на картці.

Платник ніколи не стає продавцем. Одного разу з банківського листа модель записала власника рахунку постачальником, а його особистий номер кодом продавця. Тепер такий запис відкидає код, як і код, якого не може бути на іноземному чеку.

Дублі ловляться в три шари. Той самий файл упізнається ще до моделі і нічого не коштує. Те саме фото, надіслане вдруге з галереї, Telegram стискає наново, тож файл уже інший, і агент порівнює саме зображення. Та сама оплата двома документами, наприклад PDF із банку і фото листа, збігається за датою, сумою і валютою. В останніх двох випадках агент питає, а не блокує: новий чек з того ж магазину виглядає майже так само, і відкинути його мовчки було б гірше.

Як це перевірено

На справжніх документах, а не на вигаданих прикладах: вицвілий чек 2016 року, чеки магазинів двома мовами, рахунки іноземних сервісів у PDF і скрінах, банківська платіжка і фото того самого листа банку, чек, знятий двома скрінами. Кожна помилка, яку вони знайшли, стала тестом.

З цих документів і кількох згенерованих складено еталон: 15 документів із відповідями, звіреними з оригіналами. Модель для читання обрано заміром на ньому, і обрана прочитала правильно всі 160 полів. Відповідь агента в розмові коштує в середньому соту частку цента, документ близько десятої.

Що вже працює і що в роботі

Працюють рахунки з тексту до PDF і вхідні документи з фото, PDF та альбомів. Реквізити в PDF поки вигадані й позначені «ДЕМО».

У роботі оплати з Монобанку: агент сам побачить, що клієнт заплатив, закриє рахунок і підготує нагадування боржникам. Далі ліміт єдиного податку і ранкове зведення. Спробувати самому можна буде в окремій пісочниці: робочий бот відповідає лише власнику, бо в ньому справжні документи.

Часті питання

Агент може сам надіслати рахунок клієнту чи видалити документ? Ні. Рахунок приходить PDF-файлом вам, а клієнту його пересилаєте ви. Видалення документа теж лише після вашого підтвердження, і видалений лишається в базі з позначкою, як слід для обліку.

Що як модель неправильно прочитає суму з фото? Сума і дата завжди показуються вам перед збереженням. Виправити можна одним повідомленням, наприклад «сума 1340,50», і агент змінить саме цей документ, а не сусідній.

Це замінює бухгалтера? Ні. Податкові документи і звітність сюди не входять. Агент знімає щоденну рутину і віддає бухгалтеру вже зібрані рахунки й документи.